Politique de protection des lanceurs d'alerte

Objet

Instaurer une culture et un environnement d’ouverture et de transparence qui donnent aux employés et aux bénévoles la volonté et la possibilité de soulever des allégations concernant des actes répréhensibles commis au sein de l’Association des pharmaciens du Canada (APhC), sans crainte de représailles.

La présente politique vise à mettre en place un processus efficace pour traiter les allégations d’actes répréhensibles commis dans le cadre des activités internes et externes de l’APhC.

Politique

L’APhC possède une politique de conduite personnelle qui décrit les normes de déontologie professionnelle et personnelle que les employés et les bénévoles doivent respecter dans l’exercice de leurs fonctions et obligations professionnelles. Les employés et les représentants de l’APhC doivent agir avec honnêteté et intégrité lorsqu’ils s’acquittent de leurs responsabilités et se conformer à l’ensemble des lois et des règlements applicables. Conformément au présent engagement, et comme en témoigne sa politique de la porte ouverte, l’APhC a adopté un environnement de travail qui favorise une communication ouverte, et dans lequel les employés et les bénévoles ont la possibilité d’exprimer leurs préoccupations sérieuses sans crainte de représailles ou de brimades.

Les allégations d’actes répréhensibles peuvent porter sur les activités financières (pratiques comptables, contrôles internes, présentation de l’information financière), les activités d’achat et toute conduite contraire à l’éthique, illégale ou inappropriée n’ayant pas été adéquatement gérée ou ne pouvant pas l’être.

Quiconque soulève une allégation en vertu de la présente politique doit agir de bonne foi et avoir des motifs raisonnables de croire que les informations révélées concernent un acte répréhensible grave et réel. Toute allégation qui s’avère sans fondement, mal intentionnée ou délibérément fausse sera considérée comme un manquement disciplinaire grave. Un employé ou un bénévole ayant soulevé une allégation en toute bonne foi ne fera l’objet d’aucun harcèlement, d’aucune mesure de représailles et d’aucune conséquence professionnelle négative.

Un employé qui exerce des représailles contre une personne ayant exprimé une préoccupation en toute bonne foi est passible de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

Procédures de lancement d’alertes et d’enquête

Toute suspicion grave doit être signalée à l’une des personnes suivantes :

Conformément au processus décrit dans la section « Enquête sur les allégations » du présent document, la plainte ou l’allégation doit être présentée par écrit dans une lettre ou dans un courriel et contenir les renseignements suivants :

Nom du plaignant (facultatif)
Description de l’acte répréhensible
Date à laquelle le plaignant a eu connaissance de l’acte répréhensible
Auteur(s) présumé(s) de l’acte répréhensible
Mesures prises (le cas échéant) avant de déposer la plainte ou de soulever l’allégation (p. ex., parler à son supérieur hiérarchique)

Adresse postale de l’APhC :

Association des pharmaciens du Canada
1785 promenade Alta Vista, Ottawa (Ontario) K1G 3Y6

Le plaignant peut rester anonyme s’il le souhaite. Cependant, afin de faciliter l’enquête, il devrait envisager de fournir son identité en déposant plainte ou en soulevant une allégation. Il peut avoir l’assurance que le contenu de sa plainte sera traité avec la plus grande confidentialité possible et ne sera pas discuté autrement que ce qui est nécessaire à la conduite d’une enquête complète et objective. Dans tous les cas, la personne visée sera informée de la plainte au moment opportun pendant l’enquête.

Bien qu’il ne soit pas demandé au plaignant de prouver la véracité de ses allégations, celui-ci doit fournir à la personne contactée suffisamment d’éléments probants pour démontrer l’existence de motifs de suspicion suffisants. L’étendue de la communication entre le plaignant et l’organe d’enquête dépendra de la nature du problème et de la clarté des renseignements fournis. Il se peut que l’organe d’enquête demande un complément d’information au plaignant. Sous réserve des contraintes juridiques et des questions de confidentialité, le plaignant sera informé du résultat de l’enquête.

Enquête sur les allégations

Toute allégation fera rapidement l’objet d’une enquête, et les mesures correctives appropriées seront prises le cas échéant.

Le président-directeur général devrait être la première personne à être contactée. Il est responsable de l’enquête et de la résolution de la plupart des types de plaintes et d’allégations. Dans certaines circonstances, il peut transmettre le dossier ou demander de l’aide à des employés ou à d’autres personnes selon la nature de la plainte ou de l’allégation. Cependant, il ne doit en aucun cas transmettre le dossier à un employé ou à toute autre personne qui fait l’objet de la plainte ou de l’allégation ou qui n’a pas sa place dans l’enquête.

Le président-directeur général est tenu de rendre compte deux fois par an des plaintes et des résultats sommaires des enquêtes au Comité des finances, de l’audit et de la gestion des risques. Il s’agit d’un point permanent de l’ordre du jour des réunions du Comité.

Le Comité des finances, de l’audit et de la gestion des risques doit traiter toute allégation ou plainte concernant les pratiques comptables, les contrôles internes et les audits de l’APhC. Le président-directeur général doit immédiatement aviser le président du Comité des finances, de l’audit et de la gestion des risques de toute plainte reçue à cet égard. Le président du Comité peut, à sa discrétion, convoquer une réunion du Comité afin de discuter du dossier et, dans tous les cas, il doit communiquer le contenu de la plainte ou de l’allégation à la réunion ordinaire du Comité qui suit immédiatement le dépôt de celle-ci. Le Comité peut ensuite, à la majorité des voix, commencer à enquêter sur la plainte ou l’allégation ou confier l’enquête à tout autre enquêteur compétent. Le Comité ou l’autre enquêteur peut demander de l’aide à un ou plusieurs employés ainsi qu’à des conseillers externes spécialisés dans le droit, la comptabilité ou tout autre domaine, selon les besoins de l’enquête.

Si la plainte ou l’allégation concerne le président-directeur général ou un membre du conseil d’administration, elle doit être adressée directement au président du Comité des finances, de l’audit et de la gestion des risques. Le président du Comité peut alors commencer à enquêter sur la plainte ou l’allégation ou confier l’enquête à tout autre enquêteur compétent. Le Comité ou l’autre enquêteur peut demander de l’aide à un ou plusieurs employés ainsi qu’à des conseillers externes spécialisés dans le droit, la comptabilité ou tout autre domaine, selon les besoins de l’enquête . Si la plainte ou l’allégation concerne le président du Comité des finances, de l’audit et de la gestion des risques, elle doit être adressée directement au président du conseil d’administration, qui suivra les procédures susmentionnées.