Politique relative

Politique relative à la protection de l'information personnelle

Introduction
Qu'est-ce que l'information personnelle?
Raisons pour lesquelles l'APhC peut recueillir de l'information personnelle
Modalités de la collecte et de l'utilisation de l'information personnelle par l'APhC
Raisons pour lesquelles l'APhC peut divulguer votre information personnelle
Consentement
Précision et conservation de l'information personnelle
Protection de l'information personnelle
Accès à votre information personnelle
Site Web
Solutions à vos inquiétudes liées à la protection de la vie privée

1. Introduction

L'Association des pharmaciens du Canada (APhC) est l'organisme bénévole national des pharmaciens. Dans le cadre de la prestation de ses services, l'APhC peut obtenir de l'information personnelle, et nous avons préparé cette politique afin de vous informer de notre engagement permanent d'assurer que l'information personnelle obtenue pendant nos activités demeure exacte et confidentielle.

2. Qu'est-ce que l'information personnelle?

Nous considérons qu'«information personnelle » signifie toute information, consignée sous quelque forme que ce soit, relative à une personne identifiée ou dont l'identité peut être déduite ou déterminée à partir de cette information; cela ne comprend pas l'information sur des contacts d'affaires (p. ex., nom, titre, adresse professionnelle). Cette politique ne couvre pas les données cumulatives ne permettant pas de trouver l'identité d'une personne. L'APhC conserve le droit de se servir de données cumulatives de toutes les façons qu'elle juge appropriée.

3. Raisons pour lesquelles l'APhC peut recueillir de l'information personnelle

L'APhC peut se servir d'information personnelle fournie verbalement ou par écrit (notamment par l'entremise des médias électroniques) par les membres et des tierces parties, aux fins suivantes :

Reconnaître l'authenticité des membres de l'APhC, afin de communiquer avec eux et de leur offrir les services appropriés.
Traiter les inscriptions des membres.
Traiter les paiements pour les produits et services de l'Association.
Procéder à de la recherche cumulative sur les tendances dans les domaines des soins de santé et de la pharmacie, puis faire rapport sur nos constatations.
Fournir du matériel de référence et d'autre information à nos membres et à d'autres qui demandent cette information.
Fournir aux membres et à d'autres parties pertinentes de l'information sur nos produits et services (y compris le marketing direct).
Publier et distribuer la documentation variée de l'Association.
Organiser des conférences et d'autres programmes/activités intéressant nos membres et d'autres parties pertinentes.
Permettre à des organismes affiliés et à des fournisseurs privilégiés de fournir des produits, services et renseignements aux membres ainsi qu'aux autres parties pertinentes.
Répondre aux demandes de renseignements ou aux remarques.
Répondre aux exigences juridiques et réglementaires.
Agir à d'autres fins compatibles.

L'information personnelle que nous demandons dépend des services que vous pouvez obtenir.

4. Modalités de la collecte et de l'utilisation de l'information personnelle par l'APhC

L'APhC ne recueille, n'utilise et ne divulgue de l'information personnelle que pour des fins jugées raisonnables dans les circonstances et seulement l'information requise pour offrir les services ou les renseignements à nos membres et à d'autres. Nous ne recourons qu'à des méthodes équitables et légales pour obtenir de l'information personnelle.

Notre utilisation de l'information personnelle est limitée aux fins décrites dans cette politique et, autrement, l'APhC ne vend pas, n'échange ou ne troque pas, ni ne divulgue moyennant rétribution de l'information personnelle que nous avons obtenue.

5. Raisons pour lesquelles l'APhC peut divulguer votre information personnelle

L'APhC peut divulguer votre information personnelle à des personnes ou à des organismes :

Qui sont des fournisseurs de services.
Qui s'occupent de ce qui suit :
1. L'entretien, l'examen et le développement de nos systèmes, procédures et infrastructure d'entreprise, y compris l'essai ou la mise à niveau de nos systèmes informatiques.
2. Une réorganisation de l'APhC.

Si de l'information personnelle délicate est fournie à l'APhC, nous ne divulguerons pas cette information personnelle, sauf si elle est requise pour offrir nos services à un membre ou à une autre personne.

Lorsque l'APhC divulgue de l'information personnelle aux organismes qui offrent des services en son nom, nous demanderons à ces fournisseurs de services de se servir d'une telle information seulement pour offrir les services à l'APhC, à ses membres ou à la personne en cause, puis de prendre des mesures pour protéger cette information personnelle.

S'il est nécessaire de transférer de l'information personnelle à un autre organisme en vue d'une réorganisation d'une partie ou de l'ensemble de l'APhC, nous ne le ferons que si les parties ont signé une entente en vertu de laquelle la collecte, l'utilisation et la divulgation de l'information (y compris de l'information personnelle) sont limitées aux fins de la transaction, y compris la décision d'effectuer ou non la transaction, et cela doit servir aux parties à aller de l'avant avec la transaction et à la terminer.

Veuillez noter qu'il y a des circonstances où l'utilisation et/ou la divulgation de l'information personnelle peut être justifiée ou permise ou, encore, où l'APhC est obligée de divulguer de l'information sans consentement. Voici de telles circonstances :

Lorsque la loi l'exige ou si un tribunal gouvernemental ou autre, ou un organisme administratif l'ordonne ou en fait la demande.
Lorsque l'APhC croit, pour des motifs raisonnables, qu'il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d'une personne ou d'un groupe identifiable.
Lorsqu'il est nécessaire de déterminer ou de réclamer des sommes dues à l'APhC.
Lorsque cela est nécessaire pour permettre à l'APhC de se prévaloir d'un recours possible ou de limiter une réclamation pour dommage.
Lorsque l'information est publique.

Lorsqu'il est obligatoire ou permis de divulguer de l'information sans consentement, l'APhC ne divulguera que l'information qui est nécessaire.

6. Consentement

Sauf si la loi le permet, aucune information personnelle n'est recueillie sans obtenir au préalable le consentement de la personne visée par la collecte, l'utilisation et la distribution de cette information. Toutefois, nous demandons l'autorisation d'utiliser et de divulguer l'information personnelle après l'avoir obtenue, et ce, dans les cas où nous voulons utiliser l'information à des fins nouvelles ou différentes et lorsque la personne en cause n'a pas encore consenti à une telle utilisation de son information personnelle.

En fournissant de l'information personnelle à l'APhC, vous consentez à ce que nous puissions recueillir, utiliser et divulguer votre information personnelle, en vertu de cette politique. De plus, le cas échant, des autorisations ou consentements spécifiques peuvent parfois être demandés.

Dans la plupart des cas, et compte tenu des restrictions juridiques et contractuelles, vous avez en tout temps la liberté de refuser ou de retirer votre consentement, après un préavis raisonnable. Il faut noter que, dans certaines circonstances, par exemple pour être membre, les services ne peuvent être offerts que si vous fournissez de l'information personnelle à l'APhC. Par conséquent, si vous décidez de ne pas nous fournir l'information personnelle requise, nous pourrions ne pas pouvoir vous offrir les services demandés. Nous vous informerons des conséquences du retrait de votre consentement.

7. Précision et conservation de l'information personnelle

L'APhC veille à ce que toute l'information personnelle fournie, et quelle possède, soit la plus exacte, à jour et complète possible, et ce, aux fins pour lesquelles nous nous servons de cette information. Si nous savons que de l'information personnelle est inexacte, incomplète ou désuète, alors, nous la révisons et, si nécessaire, faisons tout notre possible pour informer les tierces parties qui ont fourni cette information inexacte, afin que ces tierces parties puissent aussi apporter les corrections.

Nous ne conservons l'information personnelle que durant le temps nécessaire pour les raisons ayant motivé son obtention. La durée de la conservation de l'information varie en fonction du service et de la nature de l'information. Cette durée peut dépasser la date de la fin des relations d'une personne avec l'APhC, mais ce ne sera que pour la période au cours de laquelle nous devrons avoir assez d'information pour répondre aux problèmes pouvant surgir plus tard.

Lorsque de l'information personnelle n'est plus requise aux fins de l'APhC, nous avons des procédures pour la détruire, la supprimer, l'effacer ou la rendre anonyme.

Actuellement, le principal endroit où l'APhC conserve de l'information personnelle est la ville d'Ottawa.

8. Protection de l'information personnelle

L'APhC s'efforce d'assurer la sécurité du matériel, de la procédure et de la technique, en ce qui concerne ses bureaux et installations de stockage de l'information, afin d'empêcher une perte, une mauvaise utilisation, un accès sans autorisation, une divulgation ou une modification de l'information personnelle. Cela vaut aussi pour l'élimination ou pour la destruction de l'information personnelle.

L'APhC protège en outre l'information personnelle en limitant son accès aux seuls employés qui, selon la direction de l'APhC, ont besoin de connaître l'information afin que les services puissent être rendus.

Si un employé de l'APhC se sert à mauvais escient de l'information personnelle, cela sera considéré comme une inconduite grave pour laquelle des mesures disciplinaires pourront être prises, ce qui pourrait aller jusqu'au congédiement. Si une personne ou un organisme se sert à mauvais escient de l'information personnelle - fournie pour la prestation des services à ou pour l'APhC -, cela sera considéré comme une situation grave pour laquelle des mesures pourront être prises, y compris l'annulation de l'entente intervenue entre l'APhC et la personne ou l'organisme.

9. Accès à votre information personnelle

L'APhC accorde le droit raisonnable à l'accès et à l'examen de l'information personnelle que nous conservons sur une personne et s'efforcera de fournir l'information en question dans des délais raisonnables, généralement au plus tard 30 jours après la demande. En vue de bloquer les demandes d'accès frauduleuses, avant d'accorder l'accès ou d'apporter les corrections, nous pouvons demander suffisamment d'information pour nous permettre de confirmer que la personne faisant la demande est autorisée à le faire.

Nous fournirons l'information de nos dossiers sous une forme facile à comprendre. L'APhC se réserve le droit de ne pas modifier de l'information personnelle, mais joindra tout texte de rechange qui est approprié aux yeux de la personne en cause.

L'APhC se réserve le droit de refuser l'accès à de l'information personnelle dans les cas suivants :

L'information révèlerait (i) de l'information personnelle, y compris des opinions, sur une autre personne ou un défunt; (ii) des secrets commerciaux ou d'autres renseignements commerciaux confidentiels pouvant nuire à l'APhC ou à la position concurrentielle d'une tierce partie.
L'information pourrait interférer avec des négociations contractuelles ou autres de l'APhC ou bien d'une tierce partie.
L'information est assujettie au secret professionnel de l'avocat, au privilège relatif au litige ou à un autre aspect juridique.
L'information n'est pas facilement accessible et le fardeau de travail ou le coût pour l'offrir serait disproportionné par rapport à la nature ou à la valeur de l'information.
L'information n'a jamais existée, n'a pas été conservée ou ne peut être trouvée par l'APhC.
L'information pourrait logiquement être la cause (i) d'une nuisance importante dans le traitement ou le rétablissement de la personne en cause, (ii) d'un problème émotionnel pour la personne visée ou pour une autre, (iii) d'un préjudice corporel grave pour une autre personne.
L'information risquerait de nuire ou d'interférer lors d'activités axées sur l'application de la loi ou sur d'autres fonctions liées à une enquête ou à une réglementation d'un organisme autorisé par la loi à assumer de telles fonctions.
L'information peut être retenue ou il y a une demande de la retenir, en vertu d'une législation applicable.

Lorsque de l'information ne peut ou ne doit pas être divulguée, les raisons de la non-divulgation seront données à la personne faisant la demande.

L'APhC ne vous réclamera pas de frais pour vérifier ou pour corriger votre information; toutefois, dans la mesure où le permet la loi applicable, il peut y avoir des frais minimes s'il vous faut des copies des dossiers.

10. Site Web

Nos serveurs Web accumulent généralement de l'information sur les visiteurs, notamment leur nom de domaine, l'heure de la visite, l'adresse IP et les pages qui ont été consultées. Cette information ne sert que globalement, afin de mieux servir les visiteurs parce qu'elle nous aide pour ce qui suit :

Administrer notre site.
Poser un diagnostic en cas de problème technique.
Améliorer le contenu de nos sites Web.

Naviguant dans le Web, vous rencontrerez une technologie désignée par « témoins ». Les « témoins » sont des fichiers ou bouts d'information pouvant être stockés sur le disque dur d'un ordinateur lorsqu'une personne visite un site Web. La plupart des navigateurs Internet sont initialement réglés pour accepter les témoins. Si vous ne voulez pas accepter de témoins, vous pouvez régler votre navigateur pour qu'il les refuse ou vous prévienne lorsque des témoins sont envoyés. Les témoins de « session » sont des bouts d'information temporaires, et ils sont effacés lorsque le visiteur quitte sa fenêtre de navigateur ou éteint son ordinateur. Les témoins de session servent à améliorer la navigation sur les sites Web et à accumuler de l'information statistique. Notre site Web utilise des témoins de session.

Les témoins « persistants » sont des bouts d'information plus permanents; ils sont placés sur le disque dur de l'ordinateur d'un visiteur et y demeurent à moins d'être supprimés. Les témoins persistants entreposent de l'information sur l'ordinateur d'un visiteur, et ce, pour un certain nombre de raisons, notamment l'extraction de certains renseignements antérieurement fournis (p. ex., les mots de passe), ce qui aide à déterminer quelles sections du site Web les visiteurs trouvent les plus précieuses et à personnaliser le site Web en fonction des préférences des visiteurs. Notre site Web ne se sert pas de témoins persistants.

Nous ne partageons pas avec des tierces parties d'information personnelle obtenue à l'aide de témoins.

Nous ne pouvons pas exercer de contrôle sur le contenu des sites Web de tierces parties, sites auxquels les personnes peuvent accéder par les liens hypertextes de notre site Web. Nous encourageons tout le monde à lire la politique sur la protection de la vie privée de chaque site Web visité.

11. Solutions à vos inquiétudes liées à la protection de la vie privée

Si vous avez une question au sujet de ce qui suit : (i) accès à votre information personnelle; (ii) notre collecte, utilisation, gestion ou divulgation de l'information personnelle; (iii) la présente politique, veuillez communiquer avec l'agent de la Protection de la vie privée de l'APhC en envoyant un message électronique à info@pharmacists.ca ou bien en appelant le 1-800-917-9489, puis en demandant de parler à l'agent de la Protection de la vie de l'APhC.

L'APhC fera enquête sur toutes les plaintes et, si l'une est justifiée, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour trouver une solution.